Spóroljon a nyomtatáson!

Bár a hírek néha már a gazdasági helyzet javulásáról szólnak, a vállalkozók még mindig azokat a területeket keresik, ahol faraghatnak működési költségeiken. A nyomtatási költségeknek például negyven százaléka is megspórolható kiszervezéssel.

Amióta az irodákban a számítógépek váltották le az Erika írógépeket, azóta jelent problémát a nyomtatók száma és elhelyezése. Az irodák máig megtartották azt a gyakorlatukat, hogy néhány munkaállomást külön nyomtatóval látnak el. Ennek, a hálózatot és a hálózati nyomtatókat ismerő és támogató operációs rendszerek előtt (körülbelül a kilencvenes évek eleje; Windows 3.11) még lett is volna létjogosultsága, ám a cégek többsége ma is kitart az "egy ember, egy gép" elv mellett.

"Az "egyemberes" eszközök kihasználtsága alacsony, működési költségük emiatt magas. A kis cégek általában elektronikai áruházak "éppen akciós" készletéből pótolják tönkrement eszközeiket. Ezek a berendezések pedig általában az otthoni használatot is nehezen bírják, nem meglepő tehát, ha az intenzív irodai igénybevétel miatt idő előtt meghibásodnak. Az innen-onnan beszerzett fénymásolók, nyomtatók heterogén eszközparkot alkotnak, így hiba esetén más-más márkaszervizbe kell azokat vinni, más-más típusú alkatrészekért, ami drágítja üzemeltetésüket.

Meghibásodás esetén a szervizcégek irreálisan magas kiszállási díjat kérnek, - átlagosan tízezer forintot -, vagy ha egy munkatárs viszi be a szervizbe az eszközt, ő vagy munkaidejéből, vagy szabadidejéből áldoz erre. A rendszertelenség nagy hátránya továbbá, hogy nem teszi lehetővé a nyomtatási anyagok mennyiségi és tartalmi kontrolját" - foglalja össze pár mondatban az hazai irodai nyomtatás általános állapotát Vass Máté, a M.N.A. Group Kft. ügyvezetője.

Az áldatlan állapot feloldásában segíthet az eszközpark konszolidációja - akár egy szakértő cég bevonásával is. A szakember szerint érdemes a munkaállomások nyomtatóit hálózatba kötött multifunkcionális gépekre cserélni, melyek más irodai feladatokat is ellátnak; fénymásolnak, scanelnek, faxolnak. "Egy mai, jól felépített irodai hálózat folyamatosan regisztrálja az egyes felhasználók nyomtatási és fénymásolási feladatait, így feltárulnak a munkatársak nyomtatási szokásai, s kiderül, mennyire volt indokolt egy-egy dokumentum kinyomtatása. Az adatok kiértékelésével, a szokások megváltoztatásával jelentős megtakarítás érhető el ezen a területen is, s nem csak a nagyvállalatoknál" - véli Vass.

Az irodai infrastruktúra-kiépítés és üzemeltetés kiszervezésével további forintok is megspórolhatók "A cég megbízhat egy másik vállalkozást, ami megtervezi, kiépíti és üzemelteti is az irodai hálózatot. Így, ha kifogy egy toner, vagy meghibásodik egy fénymásoló azok pótlása és javítása a szolgáltató feladata. Az ilyen vállalkozások általában nyomtatási és fénymásolási teljesítmény alapján kalkulálják áraikat, ami az alkatrész, festékpatron ára mellett már a javítási és kiszállási költségeket is tartalmazza." A nyomtatás-kiszervezéssel foglalkozó szolgáltatók tapasztalatai alapján elmondható, hogy egy nagyobb, száz főnél többet foglalkoztató szolgáltatói szektorban tevékeny kkv átlagosan nyolc-tizenkét forint között nyomtat ki egy A/4-es ívet.

"Kiszervezéssel a nyomtatási költség oldalanként akár 2,5-3 forintra is eshet, a papír költségét nem számítva. Ebben az árban már benne van a gép és kellékeinek bérleti díja, és a szervizköltség is" - mondja Vass Máté. Példának egy könyvelő iroda nyomtatásait hozza fel, ahol havonta tízezer fekete-fehér oldal készül, bruttó nyolcvanötezer forint körüli költségen. "Ugyanez a mennyiség, kiszervezve nagyjából bruttó negyvenhatezer forintból megoldható" - állítja az M.N.A. Group Kft. ügyvezetője. A nyomtatás kiszervezése persze csak bizonyos mennyiség felett lehet gazdaságos. "Tapasztalataink alapján elmondható, hogy legalább havi ötezer oldal felett éri meg külsős cégre bízni a nyomtatók és fénymásolók üzemeltetését, karbantartását."