Projektek a profitért

A gazdasági élet szereplői ma projektben dolgoznak, projektszerűen gondolkodnak, projektszervezeteket hoznak létre és projekteket koordinálnak. De mi is az a projekt?

A projekt kifejezésnek számos meghatározása ismert. Ilyen többek között a "meghatározott célok érdekében gondosan megtervezett tevékenységsorozat, amelynek határozott eredménye van, erőforrásokon alapszik és időkeretek korlátozzák." Olyan tevékenység vagy feladatsorozat tehát, aminek konkrét célja, határideje, költsége, eredménye van. Lehet egyedi történés, illetve annyira komplex is, hogy rutineljárás révén nem valósítható meg. Bármely projekt kulcskérdése a minőség, költség, határidő hármasa. Ha ezek közül bármelyiken változtatunk, valamely másik tényező is automatikusan vele együtt változik majd. Ha tehát valamit gyorsabban kell elvégeznünk, az drágább lesz, vagy gyengébb minőségű - és így tovább. Projekt szinte bármi lehet: egy lakópark felépítése, új termék piaci bevezetése, de akár egy nagyobb karácsonyi parti megszervezése is.


A projektek elvégzésére projektcsapatok szerveződnek, projektvezetőjük irányításával haladva kitűzött céljuk felé. A munkahelyek általában klasszikus, hierarchikus vállalati struktúrában működnek, vezérigazgatói, vagy ügyvezetői irányítás alatt álló osztályokkal. A projektszervezet ezzel szemben horizontális formáció. A selejt csökkentését kitűző projektbe például számos olyan, különféle osztályokon dolgozó munkatársat meghívhatnak, akiknek a szakértelmére szükség lehet. Ezért egy projekt résztvevőjének funkcionális főnöke (az osztályvezetője) mellett egy másik főnöke is lesz, a projektvezető. Projektet vezetni a horizontális szerveződés miatt nem könnyű. A projektvezetőnek a jó szón kívül ugyanis más hatalma a projekttagok felett nincs, ezért motiválásuk is nehézkesebb. A megosztottság ráadásul a felelősség áthárítását is könnyebbé teszi. Ezért a projekt fontos ismérve, hogy megvalósításában ideálisan olyan személyek vesznek részt, akiket érdekel a probléma, illetve annak megoldása és erre tudnak-akarnak időt és energiát fordítani.

Miután a szervezet vezetősége egy orvosolni kívánt problémával, vagy új partneri igénnyel szembesült, a projekt a probléma vagy helyzet meghatározásával, majd az elérendő célok kitűzésével indul. Ebben a szakaszban még csak az intézményvezetők aktívak. A célok megfogalmazásakor fontos, hogy azok konkrétak, mérhetőek és ellenőrizhetőek legyenek.


A jó cél minden esetben annak az állapotnak az elérése, ami megoldja a kitűzött problémát, kielégíti az igényt. A célt viszont érdemes olyan vonzó körítéssel meghatározni, hogy megvalósítása érdekében a szervezet kisebb-nagyobb csoportjai könnyen mozgósíthatóak legyenek.

Az ezt követő projekttervezés során számos eszköz használható. Ilyen például a struktúra terv, ami átlátható rendszerben ábrázolja a projekt tevékenységeit, vagy a Gantt diagram, ami az egyes feladatokat teszi jól átláthatóvá, egymáshoz képest, illetve időben is. A végrehajtás szakaszát kommunikációs terv segíti. A projekt mindig visszatekintéssel zárul, hiszen a munka során elkövetett hibákból sokat tanulhatunk, a felmerült ötletek pedig felhasználhatóak következő projektjeinkhez. A projektvezetés szakirodalma kifogyhatatlan, de ez jellemzően olyan tudomány, ami a gyakorlat alapján alkotja meg elméleteit, azaz működő rendszerekre épül. Segít abban, hogy logikusan, hatékonyan és gyorsan érjünk el eredményeket, rendszeressége pedig abban segít, hogy semmilyen fontos dolog ne maradjon ki a tervezésből.

A projektekbe szerveződés gyorsan teszi hozzáférhetővé az adott problémákhoz, kihívások megoldásához szükséges szaktudást. Rugalmas szervezetként hatékonyan képes reagálni a külső környezet változásaira. Egy olyan tempójú gazdasági környezetben, mint a miénk, a maga piacán enélkül egy cég sem lehet versenyképes.