Sorvezető sikeres projekthez

Sok cégvezető életét keserítik meg a rosszul koordinált projektek. Amíg a teendőkkel, határidőkkel, változó igényekkel kapcsolatos információkat "végigtuszkolják" az alvállalkozói láncolaton, rengeteg fontos részlet veszhet el. A problémák megelőzéséhez a projektmenedzsment öt alapszabályát hívhatjuk segítségül.

"A projektmenedzsment nem csak a multicégek "játéka". Már egy néhány fős kisvállalkozásnál is több projekt futhat, mint amennyit a cégvezető kezelni képes" - állítja Szurmik Tamás, a Redmark Kft. ügyvezető igazgatója.

A legtöbb cég egyszerre több ügyfélnek dolgozik, ráadásul a feladatok kiszervezése és a manapság egyre népszerűbb távmunka is jelentősen növeli az adminisztratív és kommunikációs teendőket. Lényeges emiatt, hogy - a nagyvállalatokhoz hasonlóan - a kisebb cégek is projektenként vegyék számba feladataikat. A tervezés persze önmagában nem garantálja a sikert: ha a résztvevők nincsenek tisztában feladataikkal, nem ismerik a projekt célját, határidejét és az idő közben bekövetkező változásokat, nem lesz hatékony a kollégákkal, alvállalkozókkal való együttműködés sem.


"Projektalapú gondolkodással nagymértékben növelhetjük az együttműködés hatékonyságát. Ehhez nincs szükség drága tanfolyamokra, könyvekre, vagy profi projektmenedzserre; már a projektmenedzsment öt alapszabályát betartva is látványos eredményt érhetünk el" - vélekedik Szurmik. Legfontosabb regula, hogy a projekt vezetője - a későbbi vitákat megelőzendő - mindent írásban rögzítsen és az összes feladathoz rendeljen felelőst, határidőt. További elvárás, hogy minden munkatárs ismerje saját feladatait, és könnyen hozzáférhessen a rendelkezésre álló információkhoz (ne kelljen például hosszas e-mailezést folytatni egy-egy adatért). Emellett az összes változás azonnali közzétételére is figyelni kell.

A sikeres projektmenedzsment öt alapszabálya:
1; Mindent írjunk le!
2; Mindenhez rendeljünk határidőt és felelősöket!
3; Mindenki ismerje saját feladatát!
4; Az összes információ bárhol és bármikor könnyen elérhető legyen!
5; A változásokat azonnal közöljük a munkatársakkal!

A szabályok betartása érdekében sokféle kommunikációs eszköz (skype, e-mail, telefon, fax) vethető be, de sokkal célszerűbb egy olyan webes felület alkalmazása, amit - a Google docs-hoz hasonlóan - minden érintett elérhet. A Redmark ezért - hazánkban elsőként - egy bármikor, bárhonnan elérhető, tetszőleges számú munkatárs által használható, egymás közti információ-, üzenet- és dokumentum-megosztásra is alkalmas felületet fejlesztett ki. Az online projektmenedzsment eszközön keresztül az érintettek folyamatosan nyomon követhetik a projekt alakulását, áttekinthetik az alapvető adatokat (célokat, határidőket, felelősöket) és rögtön jelezhetik, ha valamilyen változás történt a projektben. A felületet cégen belüli projektek vezetésére valamint ügyfélkapuként (partnerenként egy projektet kialakítva) is használhatják a vállalkozások. Így az összes lényeges információ, üzenet és dokumentum egy helyen található és minden felhasználó által visszakereshető. Az online felület használatáért a szolgáltató - díjcsomagtól függően - havi tízezer-ötvenezer forintot kér.