E-aláírással biztonságosabb az online ügyintézés

Bár a hivatalok kötelesek fogadni az elektronikusan hitelesített okiratokat, mégis előfordul, hogy inkább a dokumentumok papíralapú benyújtására beszélik rá ügyfeleiket. Pedig az elektronikus aláírás nem csak a nagy cégek kiváltsága, használatával spórolhatnak a mikro- és kisvállalkozások is.

A jogszabályok ma már számos esetben lehetőségként vagy kötelezettségként írják elő az e-aláírás használatát. A cégeljárásban az ügyvédek, a cégbíróságok, az állami hivatalok és a kereskedelmi bankok is szinte teljes körűen átálltak az eddigi papíralapú ügyintézésről az elektronikus ügyvitelre. Az államigazgatási szervek mellett pedig a gazdasági szektorban is bővült a dokumentumok elektronikus hitelesítése.

Egyelőre feltörhetetlen

Egyre több pénzintézet alkalmaz elektronikus aláírást a banki szolgáltatásoknál. A cégeljárás gyorsult és olcsóbbá vált azzal, hogy a vállalkozások elektronikusan és nem nyomtatott formában juttatják el a banknak a papíralapú cégdokumentumokat. Az elektronikus cégeljárási szolgáltatás ráadásul díj-, jutalék- és költségmentes. Az e-hiteles cégkivonat pedig bankszámlanyitáshoz, -változtatáshoz, valamint hitelügyintézéshez is benyújtható. Sőt a közjegyzői okiratokat is gyakran elektronikusan kéri a bank, a jövőben a bírósági végrehajtók megkereséseit is ilyen módon kezelnék.


A hitelesített elektronikus okirat további előnye, hogy tetszőleges számú, az eredetivel azonos dokumentum készíthető belőlük, így például a közjegyzők által kiállított másolatok költségei sem terhelik a céges költségvetést.

A gyakorlati életből számtalan példa említhető az elektronikus aláírás alkalmazására. Egymástól távol működő üzleti partnerek akár egy időben hitelesíthetik e-aláírásukkal az együttműködést szabályozó szerződést. Az így aláírt iratok későbbi bizonyításra alkalmas, jogkövetkezménnyel bíró dokumentumokká válnak. Az e-Szignó a jelenlegi technológiával ugyanis feltörhetetlen, mivel a plasztik-lapon lévő szignót, akárcsak a bankkártyát, PIN-kód védi, illetve az aláírás mellett egy hitelesítő időbélyeg is megjelenik. Ezzel utólag meghatározható, hogy az adott dokumentumot pontosan mikor írták alá.

E-számlával hatékonyabb

Az e-aláírás elektronikus-számlával kombinálva nagyobb cégeknél akár hetven százalékos megtakarítást is eredményezhet az adminisztrációban, ezért egyre többen választják ezt a környezetbarát és költségkímélő megoldást. Egy elektronikusan kiállított számla, e-aláírással huszonöt-harminc forintjába kerülhet a vállalkozásnak, szemben a hagyományos számlával, amelynek költsége nyomtatással, borítékolással és postázással együtt legalább kettőszáz forint.


Automatizált ügyintézés

A PPO.hu egyenlegfeltöltő portált üzemeltető Investech Kft. az elektronikus aláírás bevezetésével megvalósította a valódi e-kereskedelmet: digitális termékekért bankkártyával fizethetnek a vevők. A vásárlást immár két éve nem papíralapon adminisztrálják, hanem elektronikusan aláírt e-számlát küldenek a vásárlóknak. Ezzel a lépéssel az árucserében gyakorlatilag minden folyamatot automatizáltak.

"Korábban a számlák nyomtatása és postán történő továbbítása igen drága volt. A rendszert két évvel cégünk megalakulása után vezettük be, azóta sokkal olcsóbban és gyakorlatilag emberi kéz igénybevétele nélkül számlázunk. Az új módszer körülbelül nyolcvan százalékkal csökkentette a területre szánt kiadásainkat. Megszűntek a nyomtatási, szállítási, postázási és humánerőforrással kapcsolatos költségeink." - részletezi Báthory Attila, az Investech Kft. ügyvezető igazgatója.

Még lebeszélik az ügyfeleket…

Hegedüs Márton, a Microsec Kft. fejlesztési igazgatója elmondta, hogy a rendszer elindítását elsősorban a komoly iratforgalmat bonyolító vállalkozásoknak ajánlják. A közmű cégek a közelmúltban vezették be az e-számlázást és használják a hozzá tartozó elektronikus aláírást. A több milliós fejlesztés esetükben egy éven belül megtérül, de az elektronikus ügyvitel kisebb cégeknél is kifizetődő lehet. Havi húsz számla továbbítása esetén akár egy hónap alatt megtérülhet az egyszerűbb e-rendszer huszonötezer forintos éves díja. Később, a bizonylatok számának növekedésével a folyamatok teljesen automatizálhatók.

 
Hegedüs tapasztalata szerint a kis- és középvállalkozásoknál általában a döntéshozók fogékonyságán múlik az e-aláírás és az e-számla használatának bevezetése. A lehetőség iránt elsősorban az elektronikus kereskedelmet bonyolító cégek érdeklődnek, hiszen ügyfeleik az interneten intézik a vásárlásaikat. Egyre elterjedtebb, hogy a vállalatok elektronikus szignóval hitelesítve tartanak kapcsolatot legnagyobb partnereikkel, vagy cégen belüli elektronikus kommunikációra használják az e-aláírást, hogy addig se álljon az ügyvitel, amíg a vezetőség üzleti utazáson vesz részt.

"Az elektronikus aláírás még gyerekcipőben jár Magyarországon. Törvény kötelezi a közigazgatási hivatalokat, hogy elfogadják az e-aláírással ellátott iratokat. Ehhez képest több esetről tudunk, amikor arra kérték a benyújtó céget, hogy a dokumentumokat küldje el papíron is. Ezért idővel a többség újra visszaszokott a papíralapú rendszerre. A kereskedelmi bankok minden gond nélkül fogadják a cégbírósági, közjegyzői és végrehajtói iratokat, az egyedi ügyek kezelésére viszont még nem készültek fel." - hívja fel a figyelmet Hegedüs. - "A másik problémát az okozza, hogy az Ügyfélkapun keresztül jelenleg elektronikus aláírás nélkül beadhatók a dokumentumok, viszont ha bármi gond adódik, utólag már nem bizonyítható, hogy valójában ki nyújtotta be, mondjuk az esedékes bevallást. A felhasználónév és jelszó megszerzésével ugyanis bárki intézhet ügyeket, a vállalkozás nevében. Ezzel szemben az e-Szignót használó személy PIN-kóddal védett chipkártyát kap, melynek segítségével egy szoftver hozzákapcsolja az aláírását a küldött dokumentumhoz. Ezzel utólag is ellenőrizhető, ki volt az aláíró." - mondja Hegedüs.

Az e-aláírás otthoni alkalmazása nem igényel komoly beruházást. Csupán egy internet-kapcsolattal rendelkező számítógépre, kártyaolvasóra, az e-aláírást kezelő szoftverre, valamint az elektronikus aláírást tartalmazó kártyára van szükség. Létezik olyan szoftver is, amely automatikusan kezeli a gépen tárolt elektronikus aláírást, így nincsen szükség külön plasztik-lapra. Ezért azonban - használattól függően - éves díjat számolnak fel.