Költségnyírás bérirodával

A válság miatt egyre több kis- és középvállalkozás kényszerül költségeinek "optimalizálására". Kiadásaik felülvizsgálatát követően a cégek elsősorban irodáik fenntartásán igyekeznek spórolni. Virtuális vagy óradíjas irodabérlet révén költségeik töredékükre csökkenthetők.

Virtuális irodát bérelni olyan kis- és középvállalkozások számára lehet vonzó, akik képtelenek igénybe venni a magas bérleti díjakkal dolgozó irodaházak szolgáltatásait. Az is előfordulhat, hogy induló vállalkozásként nem akarják hosszabb időre (három-öt évre) elkötelezni magukat, ám professzionális színvonalú irodai megoldást keresnek cégüknek. Egy instant iroda akár azonnal beköltözhető, míg hagyományos bérlés esetén a keresés, illetve átalakítás akár hónapokat is igénybe vehet. A fővárosi jelenlét is fontos lehet, ezért vidéki vállalkozóként sokan budapesti tárgyalásaikhoz keresnek megfelelő helyszínt. Némely nemzetközi cég pedig fenntart ugyan budapesti központot, ám nem feltétlenül igényel állandó irodahelyiséget.

Virtuális vagy óradíjas?

A legolcsóbb megoldás a virtuális iroda. Ebben az esetben az ügyfélnek nem kell irodahelyiséget bérelnie, mégis magas presztízsű üzleti címhez juthat, ahol fogadják és továbbítják hívásait, leveleit, faxüzeneteit. A szolgáltatás része, hogy a vállalkozás cégtábláját kihelyezik az irodaépületre. Virtuális irodabérlet olyan cégeknek ajánlott, akik tevékenységük jellegéből adódóan alig tartózkodnak az irodában, viszont folyamatosan elérhetőnek kell lenniük egy színvonalas helyszínen, illetve azonnal értesülniük kell a megkeresésekről is. A részidős irodák vagy tárgyalók általában óradíjas elszámolással vehetőek igénybe. Óradíjas irodát jellemzően projektekhez, időszakos jelleggel vesznek igénybe, részmunkaidős irodaként, többnyire heti rendszeres használattal, néhány hétre vagy hónapra. A teljes munkaidőben bérlőknek a fix irodabérlet ajánlott. Utóbbi lehetőség előnye, hogy a helyiség a hét minden napján, huszonnégy órában használható, az iroda területe és a hozzá kínált szolgáltatáscsomag pedig a cég növekedéséhez igazodva, rugalmasan változtatható.


A legtöbb szolgáltató esetén az irodacím óradíjas irodabérlésnél is feltüntethető üzleti címként a bérlő vállalkozás névjegykártyáin, weboldalán és más marketing anyagain, függetlenül attól, hogy teljes- vagy részmunkaidőben bérlik az ingatlant. Önálló vezetékes telefonszám és faxszám is bérelhető, amelyen egy recepciós a bérlő cég saját nevén fogadja a hívásokat, illetve továbbítja azokat az ügyfélnek. Iroda vagy tárgyaló egy-két órára is bérelhető. Ez esetben is minden bérlő számára adott az internethasználat, a fénymásolási, nyomtatási, szkennelési és faxolási lehetőség. Külön megállapodással titkárnő, illetve catering is igénybe vehető a tárgyalásokhoz, illetve az irodaház mélygarázsa is használható. Szabadúszók, vagy ügyfeleikkel együtt dolgozó vállalkozók munkaasztalt is bérelhetnek.

Milliós megtakarítás évente!

A havi bérleti díj irodanagyságtól és szolgáltatáscsomagtól függően néhány tízezer forinttól több százezer forintig terjedhet. A megfelelő irodahelyiség vagy szolgáltatáscsomag kiválasztása előtt érdemes számba venni, mennyit spórolhat a vállalkozás virtuális vagy óradíjas irodabérléssel. Elsősorban az iroda kialakítására fordított összeg, illetve a recepciós vagy az asszisztens fizetése takarítható meg. Teljes munkaidő esetén sem muszáj saját irodába beruházni, bútorokat, irodai eszközöket, számítógépeket vásárolni. Részmunkaidő esetén, ha csak napi néhány órában használják az irodát, a bérleti díj akár a feleződhet is, ám a humán háttér ugyanúgy rendelkezésre áll.

A válság kedvez az instant irodáknak!

Szabadúszók, egyéni vállalkozók és kisvállalatok számára alapvető személyes és üzleti kapcsolataik folyamatos építése, fenntartása. Nem ritkán napi harcot vívnak az üzletszerzésért, amit nem segít, ha szeparáltan dolgoznak. Vásony Nóra, az i-Office Banktech Center munkatársa elmondta, hogy virtuális irodai szolgáltatóként, felismerve a problémát igyekeznek egyfajta üzleti közösséget építeni. "Bemutatjuk egymásnak a szakembereket, fórumokat szervezünk számukra, ahol üzleti közösséget alakíthatnak ki. A válság első periódusa kedvezett az instant szolgáltatáspiacnak, mert a vállalkozók költséget csökkentettek, a hatékonyabb megoldások felé fordultak, például virtuális irodát vagy óradíjas tárgyalót béreltek. Ügyfeleink azonban nemcsak azért jönnek hozzánk, mert bajban vannak, hanem azért is, hogy tudatosan, újfajta stratégiát alakítsanak ki - elemzi a piaci folyamatokat Vásony"

A nálunk fejlettebb ingatlanpiaci szolgáltatásokkal rendelkező országokban sokkal elterjedtebbek az óradíjas szolgáltatások, mint itthon. Persze nálunk is ez a jövő, a válság pedig csak gyorsítja a folyamatot. "A kialakult válság hatására voltak olyan vállalkozások, amelyek megszüntették a tevékenységüket. Érezhető, hogy a gazdasági visszaesés a még működő cégek közül is sokakat rákényszerít a költséghatékony gondolkodásmódra. Egyre több kis- és középvállalkozás fedezi fel az óradíjas vagy virtuális irodák szolgáltatásait. A jelenlegi válságos időkben ez a megoldás sok cégnek a túlélést jelenti." - mondja Cságola Vince, az óradíjas irodabérléssel foglalkozó Bázis Office Center Kft. ügyvezető igazgatója.

A bérbeadással foglalkozó cégek igyekeznek a lehető legrugalmasabban kialakítani szolgáltatásaikat, hogy minden ügyfél saját maga válogathassa össze, amire szüksége van. A Bázis Office-nál teljes munkaidőben, egy-tizenkét hónapra, részidőben pedig akár csak heti néhány órára is bérelhető iroda vagy tárgyaló. Az i-Office-nál székhely, telephely és címszolgáltatás legalább hat hónapra bérelhető, az internet-alapú telekom szolgáltatások hűségideje pedig egy év. Tárgyaló, iroda vagy munkaasztal akár egy órára is "kivehető".