Így készítsünk útnyilvántartást

Bár februártól nem kötelező, mégis ajánlatos útnyilvántartást készíteni céges autónkra, mert gépjárművünk üzleti célú használata egy későbbi revízió során csak így bizonyítható. Akár mi magunk készítjük el szoftverrel, akár külsős céget bízunk meg összeállításával, érdemes körültekintően eljárnunk. Az adóhatóság ellenőrzései során több forrásból származó adatokat vet össze, így az ellentmondások hamar kibuknak.

Február elsejétől változott a vállalkozások által használt gépjárművek költségelszámolásának adózási rendszere. Az új rendelet alapján cégautóra már nem kötelező útnyilvántartást készíteni, ettől függetlenül mégis ajánlott, ugyanis a nyilvántartással később hitelt érdemlően bizonyítható a gépjárművek üzleti célú üzemanyagfogyasztása. Bolgár László cégek számára készít útnyilvántartást. A szakember úgy véli, a pontos dokumentációval igazolható, hogy a költségként elszámolt üzemanyagszámlák mögött valóban megtett utak vannak.

Szabó Endre, a Kulcs-Soft Zrt. útnyilvántartás-termékmenedzsere szerint korábban is voltak olyan időszakok, amikor az adóhatóság revizorai kiemelten ellenőrizték az elkészült útnyilvántartás meglétét, valódiságát. Valószínű tehát, hogy az új szabályozás miatt a cégek továbbra is számíthatnak hasonló vizsgálatokra, hiszen a gépjárművek üzemeltetési költsége jelentősen csökkenti a vállalkozások adóalapját, ezáltal a befizetett adókat. Feltehetően a törvényi változást is az adóelkerülések visszaszorítása indokolta.


Formai követelmények nincsenek

Az APEH által is elfogadott útnyilvántartásnak formai követelménye nincsen, csak a törvényben leírt tartalmi előírásoknak kell megfelelnie. Mindenképpen tüntessük fel a gépjármű típusát, rendszámát, fogyasztási normáját, az utazás időpontját és célját, az üzleti partner megnevezését, valamint a megtett kilométerek számát. "Költségelszámolástól függően a hónap vagy év első és utolsó napján be kell jegyezni a kilométeróra állását. Az útnyilvántartást havi bontásban kell elkészíteni, de a gyakorlatban nem mindig szükséges, hogy a hónap lezárásakor dokumentálva legyen. Ez akkor lényeges, ha a költségelszámolás nem számlák alapján történik, hiszen akkor költségként az útnyilvántartás szerint megtett utak, az autó fogyasztási normája és az adott hónapban az APEH által elismert üzemanyag ár alapján kikalkulált összeg számolható el." - mondja Bolgár László.

Az útnyilvántartás elkészítését általában azok a vállalkozások bízzák jellemzően külsős könyvelőkre, akik a kalkulációt nem tudják, vagy nem akarják cégen belüli erőforrásokkal megoldani. Az egy-két autóval rendelkező családi vállalkozásoknál gyakran megfelelő számítástechnikai háttér és szaktudás sincsen az útnyilvántartás önálló elkészítéséhez. Emiatt az elmaradás sokszor már akkora, hogy egyszerűbbnek tűnik tovább halogatni a nyilvántartás elkészítését, mint akár évekre visszamenőleg rendbe tenni azokat. A több tucat cégautót használó középvállalkozások más problémákkal küzdenek. Bár az erőforrások rendelkezésükre állnak, alkalmazottaik túlterheltsége miatt inkább külsős céget bíznak meg a feladat elvégzésével. Nem is beszélve arról, hogy megbízhatóbbnak tűnik egy útnyilvántartásra szakosodott szolgáltató, mint a témában esetleg kevésbé rutinos alkalmazott.


Alapvető bakik

Kiszervezéskor minden olyan információt meg kell adni, ami elősegíti, hogy az útnyilvántartás összhangban álljon a valós járműhasználattal. Így például szükséges a gépkocsit használók szabadság- és betegállomány nyilvántartása, vagy a szervizzel, autópálya-matricával, kocsimosással és tankolással kapcsolatos adatok. Egy ellenőrzésen legtöbbször az okoz problémát, hogy nincsenek feltüntetve a szükséges alapinformációk, vagy ellentmondásokat tartalmaz az útnyilvántartás, amit egy gyakorlott ellenőr könnyen kiszúr.

"Cégautók esetén, ha nincsen bevallott magánhasználat, a legalapvetőbb autóhasználati bakik közé tartozik a munkaszüneti napon tankolás, illetve, hogy az autó használója nem hivatalosan, otthonról jár be autóval és rendszeresen lakóhelye közelében tankol, jóllehet, arrafelé egyetlen üzleti úti cél sincs. Figyeljünk arra, hogy az útnyilvántartás ne kerüljön ellentmondásba semmiféle olyan adattal, amit a cég könyvelésében vagy más egyéb iraton rögzítettek. Ilyen lehet egy konkrét dátum vagy helyszín, esetleg km-óra állás, szabadnap, külföldi kiküldetés, netán baleset. Az útnyilvántartás magában rejt ugyan némi lehetőséget a "kreativitásra", de a gépjármű-elszámolásra ne úgy tekintsünk, mint egy fiktív költséggyárra. Ez főleg akkor lehetséges, ha az elszámolás nem üzemanyagszámlák alapján történik." - foglalja össze Bolgár. Hatalmas kockázatot vállal az a vállalkozó, aki az előző év adózás előtti eredményének kalkulációját követően utólag készít, akár többmillió forintos gépjármű használati költséget igazoló útnyilvántartást.

Programmal is spórolhatunk

Útnyilvántartó program használatával egy cég saját maga vezetheti gépkocsi nyilvántartását. Előnye, hogy nem kell külsős cégnek bizalmas adatokat kiadni, egy közepes gépjárműpark esetén viszont a költségelszámolás pontos vezetése komoly adminisztrációt jelenthet. Ez esetben ajánlatos a jogszabályi és könyvelési tudnivalókról alaposan tájékozódni, bár a legtöbb program - rendszeres frissítésekkel - nyomon követi a változásokat. "Az útnyilvántartás legfontosabb kritériuma a pontosság. A kalkuláció akár kézzel is elkészíthető, professzionális program használatával viszont biztosan nem számoljuk el az összegeket.


A szoftveres nyilvántartás másik előnye, hogy a programfejlesztő cégek a jogszabályok folyamatos követésére is odafigyelnek. Hiba esetén az adóhatóság adóhiányt állapíthat meg, amit minden esetben büntetések és késedelmi pótlékok követnek." - mondja Szabó Endre. A professzionális útnyilvántartó szoftverek olyan törzzsel rendelkeznek, melyben nem csak a gépjárművek fontosabb adatai (rendszám, típus, fogyasztás), valamint a partnerek címei és a vezetők adatai tárolhatók, hanem egyéb adatok, lejáratok és határidők is. Ezek a járulékos információk döntően nem befolyásolják az elkészült útnyilvántartást, de a cég időt és pénzt spórolhat meg, amikor a program például az autó forgalmi engedélyének, zöldkártyájának és a vezetők jogosítványának lejáratára, vagy a casco, gépjárműadó és kötelező biztosítás esedékességére figyelmeztet.

Az útnyilvántartás kiszervezése havonta, autónként néhány ezer forintos áron megúszható. Egy külsős cég persze nem vállal felelősséget a nyilvántartás pontosságáért, mivel kizárólag a megrendelőtől kapott adatok alapján dolgozik. Több gépkocsi futásánál azonban egy profi program már egy éven belül behozhatja az árát, bár használatához számítástechnikai háttér és némi szabad munkaerő kapacitás szükséges. A Kulcs-Soft programot például két áron vásárolhatják meg a vállalkozások. Az egy céges változat, amely a vállalkozáson belül korlátlan gépjármű nyilvántartására alkalmas és hálózatos módban is telepíthető, nettó tizenhatezer forintos áron kapható. A korlátlan céges változatot könyvelőirodáknak vagy több céges vállalkozóknak ajánlják, ára harminckilencezer forint plusz áfa. Az ár tartalmazza az egy éves termékkövetés díját (folyamatos frissítés), valamint az ügyfélszolgálati segítségnyújtást. Az egy év letelte után a szoftverkövetés meghosszabbításának díja további egy évre az egy céges program esetén tizenkettőezer forint plusz áfa, a korlátlan esetén pedig harmincezer forint plusz áfa.