Költségirtó tippek vállalkozásoknak

A válság miatt a kkv-k is egyre inkább hangsúlyt fektetnek a költségeik csökkentésére. Bár egy átgondolatlan megszorítás vállalkozásunk létét is fenyegetheti, van lehetőség a fájdalommentes spórolásra. A költségcsökkentés módjairól Tősér Sándor rezsiköltség-specialistát kérdeztük.

A Costbusters Hungary Kft. ügyvezető igazgatójának tapasztalatai szerint a kisebb cégek általában jól karbantartják rezsiköltségeiket, ezért nem mindig célszerű időt és energiát pazarolniuk kiadásaik lefaragására. A közepes vállalatoknál már nagyobb hangsúlyt kell fektetni a rezsiköltségek visszafogására. Ezek a cégek költségkategóriánként körülbelül húsz-harminc százalékot spórolhatnak, a megtakarítás azonban nem minden kategóriában lehetséges: "Azokon a területeken tudunk húsz-harminc százalékot fogni a költségekből, amelyekre a vállalkozás korábban nem fordított elegendő figyelmet. Ha viszont a cég egyáltalán nem foglalkozott a rezsiköltségekkel, minden kategóriában esély van a költségek csökkentésére".


Egy százfős, ötven-százmillió forintos rezsiköltségű középvállalkozás egy év alatt hozzávetőleg három-négymillió forintot spórolhat. Csodára tehát egy cég sem számíthat - ha egy építőipari vállalkozó ügyesen tárgyal, akár öt perc alatt megkeresheti ezt a pénzt - ahhoz azonban túlságosan sok pénztől van szó, hogy kidobjuk az ablakon - vélekedik a költségirtók ügyvezetője, aki sikerdíjért cserébe vállalja a cégek rezsiköltségeinek megnyirbálását.

A szakember lapunk érdeklődésére öt olyan végzetes hibát emelt ki, ami miatt egekbe szökhetnek a vállalatok kiadásai. Ezek a hibák: az észrevétlen áremelés, a felesleges beszerzések, a megszokás, a koordináció hiánya, valamint az ellenőrzés hiánya.

Észrevétlen áremelés

A cégek beszállítói általában apránként, néhány százalékkal viszik fel áraikat: egyszerre csak annyit emelnek, ami még nem tűnik föl a vevőnek, vagy ha mégis, akkor érzékenységi küszöbe alatt marad. Ha azonban a szállító félévente öt százalékkal emeli árait, a megrendelő két és fél év múltán már 27,6 százalékkal fizet többet ugyanazért a termékért. A cégek pedig gyakran lenyelik a kismértékű áremelést, így árrésük fokozatosan csökken. "Ha havonta százezer forintért például oldószert vásárolunk, az öt százalékos áremelés csupán havi ötezer forintos többletkiadás. A félévente ismétlődő áremelés azonban már jóval több pénzt húz ki a megrendelő zsebéből: két és fél év után évi háromszázharmincegyezer-kétszáz forintot" - példázza a rejtett áremelések veszélyeit a Tősér Sándor, aki szerint a kismértékű áremelések felett soha nem szabad átsiklani.


Annak eldöntéséhez, hogy érdemes-e foglalkozni a kérdéssel segítségül hívhatjuk a Pareto-elvet, vagyis a nyolcvan-húszas szabályt. Eszerint a cég árbevételének nyolcvan százaléka az ügyfelek húsz százalékától származik, a sok kicsi ügyfél pedig a maradék húsz százalékon osztozik. Ugyanez igaz a költségekre is. A cég összes költsége közül körülbelül húsz százalékuk teszi ki az összköltség nyolcvan százalékát. A fontos költségekre mindig kiemelt figyelmet kell fordítani! Általában ebbe a kategóriába tartoznak a bérköltségek és azok járulékai, az alapanyagok, a továbbértékesített termékek, valamint az alvállalkozók, esetleg a rezsi egy része.

Ha az a terület, ahol bekövetkezett az áremelés, a fontos költségek kategóriájába tartozik, mindenképpen foglalkozni kell vele. Amennyiben a költség csökkentéséhez cégen belül megvan a megfelelő szakértelem (piacismeret, termékismeret, beszerzési és tárgyalástechnikai ismeretek) vissza kell utasítani az áremelést, és azonnal el kell kezdeni alkudni. Ha a vállalkozás nem vonja vissza az áremelést, versenyeztetni kell, mégpedig úgy, hogy tudjon róla. Persze előfordulhat, hogy ez nem vezet eredményre, a szállító azonban tudni fogja, hogy a vevő minden próbálkozásnál utánanéz a piaci lehetőségeknek - érvel a szakember.

Felesleges beszerzések

Sok cég olyan termékre, szolgáltatásra pazarol pénzt, amelyre nincs szüksége: eleinte bizonyára kellett, később azonban szükségtelenné vált, ám ez elkerülte az emberek figyelmét. "Találkoztunk már olyan esettel, hogy telefonzsinór lógott ki az iroda falából, és amikor csatlakoztattuk a készüléket, működött. A cég tehát olyan vonalért fizetett, amit egyáltalán nem használt. Egy másik ügyfelünk sérülékeny, különleges csomagolóanyagot igénylő terméket gyártott, ami később, a technológia változása miatt strapabíróvá vált. A piaci bevezetésnél azonban nem volt idő új csomagolóanyagot választani, a felelős személy pedig hamarosan nyugdíjba ment, így a cégnél megfeledkeztek a csomagolás egyszerűsítéséről, amivel a termék árának négy százalékát tudták volna megtakarítani"- példázza Tősér úr.


A felesleges beszerzések kiküszöbölésére érdemes olyan embert keresni, aki képes átlátni a vizsgálandó költségeket, ám a napi munka során nem feladata a számlák ellenőrzése - ő képes lesz kívülről szemlélni a költségeket.

Megszokás

A takarékosság legnagyobb gátja a megszokás. Sok vállalkozás kezdettől fogva ugyanattól a cégtől vásárolja ugyanazt a terméket, ami egy idő után etalonná válik, és senki sem kérdőjelezi meg, hogy valóban jobb és olcsóbb-e, mint a piacon fellelhető többi termék. Pedig előfordulhat, hogy egy másik szállító ugyanazt a terméket olcsóbban adná, vagy alacsonyabb áron jobb minőséget kínálna.

A koordináció hiánya

A rezsiköltség-specialista szerint néhány vállalkozás az éppen aktuális akciók alapján dönti el, honnan vásárol meg egy-egy terméket. Ez a módszer azonban nem alkalmas a költségek csökkentésére, hiszen az elaprózott beszerzés sokkal több időt és energiát visz el, mintha a vállalat egy szállítótól rendelné a szükséges termékeket. "A beszerző beül a céges autóba, fogyasztja az üzemanyagot, szaporítja futott kilométereket (ez majd a szervizdíjban jelentkezik), és kieső idejében nem termel hasznot a vállalatnak. Ráadásul az akciók figyelése is sok időt igényel. Ha tehát mindent kiszámolunk, többe került a leves, mint a hús" - magyarázza az ügyvezető. Ehelyett érdemes a beszerzéseket fölfelé koncentrálni: így a cég nagyobb volument biztosíthat a beszállítónak, és lényegesen olcsóbban juthat hozzá a termékekhez.

Ugyancsak gyakori hiba, ha egy-egy osztály külön rendeli meg a szükséges árut. Így fölösleges raktárkészlet képződik: előfordulhat például, hogy az egyik osztályon elfogy a fénymásoló papír, míg a másikon hatalmas készletek halmozódnak föl. Fontos tehát, hogy a cégen belül egy ember intézze a beszerzéseket, és egy szállítótól rendeljen, folyamatosan versenyeztetve azt a többi vállalkozással.

Az ellenőrzés hiánya

A költségek csökkentése önmagában nem vezet sikerre - folyamatos ellenőrzés nélkül könnyen visszatérnek a ledolgozott költségek. Gyakran előfordul, hogy a cég kialkudja a lehető legjobb árakat, végül mégis többet fizet, mint amennyit kellene.


"Ha egy szállítás vagy szolgáltatás számlája sok tételből áll, egy inkorrekt cég megpróbálkozhat túlszámlázással (nemrégiben egy világcég is besétált ebbe a csapdába). Előfordulhat például, hogy a szállítási számlán szereplő kilométer nem egyezik azzal, amit a térkép mutat. Az irodaszer-számlán pedig megjelenhetnek olyan tételek, amelyek nem lettek leszállítva, sőt, az is megtörténhet, hogy a beszállító drágább terméket küld a rendelt áru helyett" - emel ki néhány bevált trükköt az ügyvezető. Ha a vállalkozás olyan feltételeket alakít ki, amelyek megnehezítik a csalást, akkor elkerülheti ezeket a csapdákat. "Az irodaszer rendelést például előre beárazva kell leadni, és csak akkor kell átvizsgálni a számlát, ha az összeg eltér. Ez a módszer korlátozottan ugyan, de a fuvarozásnál is működhet (fix árak megállapítása)" - árulja el az előbbi példák megoldását Tősér Sándor.