Közelharcok a multikulti tárgyalóasztalnál

A német partner precíz, az orosz lassú, a román meg furfangos. Többek közt ilyen tulajdonságokat említettek a külföldiekkel kereskedő üzletemberek, amikor arról kérdeztük őket, mire figyeljünk, ha a tárgyalóasztalnál német, orosz vagy éppen román cég képviselőjével kerülünk szembe.

Minden kultúra hordoz magában egyedi vonásokat, amelyek rányomják bélyegüket az üzleti életre is. Bár az Unió egységesítő törekvései itt-ott elhalványítják a határvonalakat, a nemzetek azért nem egykönnyen hagyják magukat belehorgolni az uniszex Európa-terítőbe. Tonk Emil, az Üzleti Akadémia tulajdonosa szerint első lépésünk ne a tárgyalási szokások felderítése, inkább az általános kultúra megismerése legyen.

"Az általános szokásokon túl célszerű az adott ország jogszabályait is áttekinteni, utánanézni, a beviteli szabályoknak, illetve megtudni, milyen beosztású munkatárssal szokás felvenni a kapcsolatot a kiszemelt cégtől". Érdemes áttanulmányozni a kiválasztott nemzet üzleti szokásait és a hozzá tartozó szabályozásokat is. Célszerű olyan vállalkozóval is felvenni a kapcsolatot, akinek már van helyi kapcsolata, személyes élménye az adott országgal kapcsolatban. Nyilván senkit nem lehet beskatulyázni, de vannak olyan ismeretek, melyek hiányában az első találkozáskor komoly "égési sérüléseket" szenvedhetünk.

A vodka hazájában...

Nem véletlenül emeltük ki ezt a jellegzetes italt. Mielőtt felelőtlenül meghívná vállalati buliba orosz partnereit, előre szólunk, korlátozza az "ingyenes" rövidital-fogyasztást. Az oroszok ugyanis ritka jó huzattal bírnak, ha szeszről van szó, és ha korlátlanul fogyaszthatnak, bizony meg is teszik. És valószínűleg nem ők rúgnak majd be először... Ha oroszokkal kezd üzleti kapcsolatot, számítson rá, hogy egy tárgyalás semmire nem lesz elég. Szeretik hetekig húzni a döntést, ez alatt az idő alatt viszont barátivá válhat a viszony.

Az oroszoknak fontos a jó légkör megteremtése, ezért több időt szánnak a tárgyalás előtti kötetlen beszélgetésre, mint az amerikaiak vagy a németek. A fehér asztal melletti megbeszélések sem állnak tőlük távol,ezeken szeretnek végtelennek tűnő pohárköszöntőket mondani. Figyeljünk jól: először a legmagasabb rangú tárgyalópartner fog felszólalni. Az üzleti vacsorákat rendkívül kedvelik, az sem izgatja őket, ha nem készültek fel alaposan az "ellenfél" cégéből. Ez azonban nem jelenti, hogy felelőtlenül indulnának neki a mentális küzdelemnek, csupán nem sürgeti őket az idő. Az órákig tartó megbeszélések természetesek. Az "annyian vannak, mint az oroszok" kifejezés üzleti tárgyalásokon is megállja a helyét, szeretik a többszereplős "ütközeteket".

Ezért névjegykártyából érdemes húsz darabbal többet tenni az öltöny belső zsebébe, mert a tárgyaláson az ajtó folyton nyílik és csukódik majd, új arcokkal színezve a helyiséget. A második, harmadik és sokadik tárgyalás alkalmával valószínűleg azt fogja tapasztalni, hogy újra és újra előveszik a korábban már tisztázott részleteket, és ügyesen a saját malmukra terelgetve a vizet. Mindent összevetve azonban figyelmes és jó házigazdák, akik oldott légkörben képesek kezelni az üzleti szituációkat is.

[PAGEBREAK]

Motorizált németek

Kiszámíthatóság, német a neved! A Lajtától nyugatra olyan emberek élnek, akik ritkán okoznak meglepetéseket. Legalábbis ami a tárgyalások időpontját, időtartamát és az ott született döntés megbízhatóságát illeti. A német üzletember szavára mérget lehet venni, attól sem kell tartanunk, hogy a tárgyalásra váratlan erősítés érkezik. Kiszemelt partnerünk annyira megbízható, hogy minket is előre felkészít saját magából. Még a találkozó előtt elküldi prezentációját és írásban fogalmazott szándékait, így nem kísérheti meglepetés az asztal körüli küzdelmet.

A sok-sok előnnyel szemben azonban ne számítsunk tőlük meleg baráti ölelésre, ne akarjunk zokogni a vállán, úgysem fogja hagyni. A légkörteremtésre szánt idő minimális, a magánélet abszolút tabu, közeledésre később se számítsunk. Hosszabb távú kapcsolatok során talán szerveznek egy-két vendéglátást a családdal, de alapvetően annyira éles határvonalat húznak az üzlet és a magánélet közé, hogy abba beleradírozni nehezen lehet. Modorukra, protokolláris viselkedésükre viszont nem lehet panasz.

A németek a tárgyalás minden pillanatában érzékeltetik partnerükkel, hogy komolyan veszik a kapcsolatot és az esetleges szerződéskötést is. Prokai György jelenleg egy svájci-magyar cég vezetője, korábban azonban német cégeknél dolgozott, hosszú évekig Németországban élt. Szerinte a németek közt is ugyanúgy van udvarias és kevésbé kedves emberek, mint nálunk, ám bizonyos tulajdonságaik megegyeznek. Neveltetésükből adódóan mindig pontosak, hidegek, tiszteletet sugároznak, nem szeretik a pazarlás semmilyen formáját, konkrétak és szigorúan beosztják az időt, mindent csak röviden, lényegretörően!

"Sohasem szabad éreztetni, túl sokat tudunk róluk, viszont nekünk illik már a bemutatkozáskor tudatni velük, hogy mennyire autentikus személlyel állnak szemben." Árakról csak a tárgyalás végén, vagy a következő alkalommal érdemes beszélni. Díjazzák, ha referenciákat tudunk sorolni hozzáértésünk bizonyítékaként. "A németeknél nem szokták ajándékokkal bombázni üzleti partnerüket, csak nagyon ritkán, ünnepi alkalmakkor adnak. Fontos, hogy rendezett körülmények közé várjuk őket, de ne akarjuk eleganciában, vagy európaiságban felülmúlni német partnereinket."

Tonk is azt tanácsolja, hogy hangsúlyozzuk nemzeti karakterünket, ne akarjunk túlzottan egységesnek tűnni. A német nyelvterületről érkezők valamelyest kötődnek a magyar kultúrához, ezért óvatosan bánjunk a magyarul elhangzott megjegyzésekkel. Lehet, hogy Günter nem beszélni ungarisch, aber mindent érteni! Ha pedig osztrákokkal találkozunk, különösen óvatosan bánjunk a tolmáccsal vagy cégtárssal váltott szavakkal! A tárgyalási időpontot pedig sohasem szabad öt-hat óra utánra kérni, azt nem szeretik.

[PAGEBREAK]

A román tenger hullámain

A románok, - az oroszokhoz hasonlóan - szeretnek személyesebb kapcsolatot kialakítani üzleti partnereikkel, legalábbis, ha hosszabb távú együttműködésben bíznak. A nem fizető cégek meglepő módon sokkal nehezebb helyzetbe kerülnek, mint az nálunk megszokott. A román bíróságok egy év alatt képes elkapni az adós grabancát, aztán addig rázzák, míg ki nem esnek a zsebéből a lejek. Egymás számára ismeretlen üzletfelek leginkább a fizetési csekk (cec) módszerét használják. Ilyenkor a szerződés megkötése után a pénz bármikor leemelhető az adós számlájáról. Ezért nagyon nézzük meg, kivel kötünk ilyen szerződést!

A megjelölt teljesítési határidő lejártakor, ami általában harminc-hatvan nap, a bank már automatikusan leemeli a megjelölt összeget és a hitelező számláján írja azt jóvá. Amennyiben ilyenkor nincs ennyi pénz a számlán, a cég "indexre kerül". Erről a feketelistáról lekerülni többé nem lehet. Emellett büntetőeljárás (caz penal) is indul, és a gazdasági rendőrség illetékesei két napon belül keresni kezdik az ügyvezetőt. Bár a román jog több év börtönnel fenyegeti az efféle visszaélést, így is gyakran megesik, hogy a csekk mögött nem áll fedezet.

Ha a felek egymás iránti bizalma nagyobb, másféle szerződést kötnek. Ennek neve "ordine de plata". Ilyen esetben a pénz csak a fizetési határidő lejártakor esedékes. Régi ügyfelek pedig egyszerűen ráírják egymás számára kitöltött számláikra, hogy "harminc napos határidőre". Ez a szerződési verzió komoly bizalmat feltételez. Az alkufolyamat során a levantei népek fiaira, így a románokra is jellemző, hogy sokat (mindent) ígérnek, és abból jóval kevesebbet tartanak be. Ismerkedő tárgyaláson a legfőbb cél, hogy az üzletfelet meggyőzzék a hitelképességről.

Ha sikerült, és megvan a szerződés, már kényelmesebbek. Gyakoriak a színlelt szerződések, ingatlan bérbeadásáról szinte soha nem lehet valós adatokkal papírt írni. Egy sokat tapasztalt üzletember szerint a románok "ütik-vágják" a partnereket a tárgyaláson, nagyon erősen érvényesítik az érdekeiket, és fizetni csak a legutolsó pillanatban szoktak. Az első találkozáskor a románok sem szeretnek dönteni, általában a negyedik alkalom zárul megállapodással. Az oroszokhoz hasonlóan ők is vendégszeretőek.

Amit mindenkiről tudni kell

Tonk szerint tárgyalást kezdeményezni ma már nyugodtan lehet e-mailben vagy telefonon is. Az biztos, hogy senki sem szereti, ha egyszer csak váratlanul beesnek hozzá. A névjegykártyákat nem illik a másik nemzet nyelvén elkészíttetni, legyen magyarul. Ma már szokás, hogy a személyes adatokat tartalmazó kártya kétoldalas, és egyik oldalán a saját nyelv, másikon pedig angol fordítása szerepel. Ez a legcélszerűbb.

A névjegykártyát sohasem szabad csak úgy odavetni a partner elé. Adja át úgy, hogy az önnel szemben álló érezze, fontos információk birtokába jut. Legjobb, ha a szemkontaktust is felveszik az "aktus" közben. Ha már megvan az időpont az üzleti találkozóra, alakítsa úgy az eseményeket, hogy az ellenfélnek ne legyen lehetősége anyanyelvét használni. Ha minden kötél szakad, profi tolmácsot vigyen magával a tárgyalásra.

Ne elégedjen meg a szóbeli megállapodásokkal, mindig írjanak szerződést. Az ajándékozást pedig soha ne vigye túlzásba, mert kellemetlen helyzetbe keverheti magát és partnerét is. Csak akkor szabad személyes ajándékot adni, ha jól ismeri a külföldi vállalkozót. Ha rövid ideje tart az üzleti kapcsolat, vagy távolságtartó a partner, adjon nemzeti sajátosságára utaló, semleges ajándékot. És ami a legfontosabb: ajándékot mindig csak a megállapodás után szabad adni, előtte soha!

László Mónika