Találkozás egy régi ügyféllel

A vendég fogadása és ültetése után kínáljuk meg valamivel, kerítsünk sort a megbeszélésre, és búcsúzzunk el tőle!

	Az Entrepreneur - Az Üzlettárs hiteles információt és gyakorlati tanácsokat kínál a vállalkozóknak, melyekkel könnyebben boldogulnak az üzleti életben. Bővebben

Magyar szokás, hogy a vendéget, még jóformán le sem ült, már kínáljuk. Az üzleti élet nem vendéglátás: a tárgyalásokon a fogadó fél csak a folyadékpótlásban illetve a felfrissülésben segít. Íróasztalnál nem kínálunk: a beszélgetés rövid, és a poharat sincs hova tennie, mert a házigazda asztalát nem használhatja. Dohányzóasztalnál, ülőgarnitúránál megkérdezhetjük, mit kér.

Aki bekísérte a vendéget - vagy a házigazda -, benn marad állva, megvárja, míg leülnek, és mindenkitől megkérdezi, mit hozhat vagy hozathat. Nem készítünk be előre semmit, meg kell jegyezni a rendelést. Tárgyalóasztalnál célszerű előre elkészíteni tálcára a kis üveg ásványvizeket és poharakat.

A "törzsvendég" Még legkedvesebb, leggyakrabban vendégül látott tárgyalópartnerünktől se kérdezzük soha a kínáláskor: "A szokásosat?" Ezzel csak látszólag vagyunk figyelmesek, hiszen partnerünk ezúttal esetleg nem a "szokásos" hosszú kávéját kérné, hanem mondjuk egy csésze teát. Ugyanakkor udvariatlanságnak érezné, ha a kedves kérdésre nemmel felelne, úgyhogy kénytelen-kelletlen belenyugszik a kávéba, amely aznap esetleg már a harmadik.

Pusztán a kávé kínálása is sokat elárul a vendéglátóról. Európai módon a kávé így néz ki: kistányér, rajta a csésze - lehetőleg nem bödönvastagságú -, a fülével jobbra, jobb oldalán kiskanál, balra három szem cukor (és az egész mellett egy pohár víz). Ne adjunk zacskós cukrot, mert azt felhasználás előtt szét kell marcangolni. Melléhullhat, ráadásul a papírját nem illik hamutartóba tenni, tehát a csésze mellé kerül vissza, ekkor viszont a csészét nem lehet rendesen letenni.

A kávétejszínes műanyagkapszulát fizikai lehetetlenség kulturáltan kinyitni. Melléönthetjük, az üres edényke megint megy a csésze mellé. A kommunikálásban mindenképp fennakadás lesz, hiszen a kávémutatványunkra összpontosítunk - és egy felületesen odavetett "iiiigen"-nel ki tudja, mi mindenbe egyezünk bele.

Vendégként mindig kell kérni valamit. Legalább egy ásványvizet, mert a magyar mentalitás miatt "porszem kerülhet a gépezetbe". Vendéglátónk úgy gondolhatta, hogy majd velünk issza meg a kávéját, és ha mi nem kérünk semmit, ő sem fogyaszthat. Ráadásul a "köszönöm, nem" azt is sugallhatja, hogy szorongunk. A kávét először a fővendégnek kell adni, majd jobbra a többieknek. A női tárgyalófeleket nem kell előre kiszolgálni, hiszen ő nem női minőségében, hanem szakemberként van jelen. (Ha a vendég felesége is benn van, persze ő kap elsőnek.) A kávét, cappuccinót nem díszítjük: az iroda nem cukrászda. 

Zavarok? Előfordulhat, hogy valaki késve érkezik. Esetleg be kell menni a megbeszélés alatt a főnökhöz. Hogyan lehet illendően zavarni? Munkahelyi ajtó előtt nem várok invitálást a kopogásra, hiszen feltehetően nem privát tevékenység folyik bent. Koppintok, benyitok, nem köszönök, nem nem adok elő látványos pantomimet bocsánatért esedezve, hanem lefelé nézve odamegyek az illetőhöz, akinek üzenetet kell például átadnom. A saját fejemet az övével párhuzamosan tartva hozzáhajolok, tehát nem huhogok a fülébe. Talán még jobb letenni elé egy tömören megírt cédulát. Kifelé ugyancsak nem mustrálgatok senkit. Ha ugyanis kopogok, köszöngetek, elnézést kérek, tipegek-topogok, én leszek a fő attrakció, a tárgyalás megszakad, jön a "hol is tartottunk?".

Ha teát kérnek, kint kell el készíteni egyszerű - nem illatos és nem gyümölcsízű -teából. Nem hozhatjuk a vendéget abba helyzetbe, hogy neki kelljen megvívni a harcot a vízbe lógó zacskóval. A tea mellé ugyancsak kanál illetve cukor dukál, valamint citromlé, külön kancsóból. Üdítőt mindig pohárba kitöltve kínáljuk, az édesített, szénsavas italokat mellőzzük!

Hosszabb tárgyaláson, sajtótájékoztatón vagy komolyabb prezentáció előtt a résztvevőket kínálhatjuk. Ilyenkor célszerű kézzel, tehát egy papírszalvéta segítségével fogyasztható, esetleg kistányéron kézzel megehető, apró dolgokat kínálni. Legjobb pogácsát, teasüteményt, esetleg koktélfalatokat, "kanapét" (egyharmad méretű szendvics) adni. Délidőben, ha nincs idő ebédelni, adhatunk szendvicseket, esetleg hidegtálakat.

Apró jó tanács: a szüneteket a dohányosok elsősorban cigarettázásra fogják felhasználni, hiszen a teremben, tárgyalóasztalnál nem illik füstölni. Ezért a rendezők gondoskodjanak arról, hogy a közelben legyen erre kijelölt folyosórész, helyiség.

A tárgyalást a házigazda fejezi be, hivatkozva az előzetesen tisztázott időpontra, de ülve marad, és megvárja, míg a fővendég feláll. Az ajtóban kezet nyújtva köszön el a vendégétől. Kikísérni a főnöknek nem fontos, de munkatársai jó, ha ezt megteszik - legalább addig, ahol már nem téved el a vendég.

Görög Ibolya
Protokollszakértő, szakíró
Entrepreneur - Az Üzlettárs